会议策划常见问题

    无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的会展策划师经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：

1：需要做些什麽?

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2：谁来筹划会议?

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

1 善于与人共事

2 善于注意小节

3 善于解决问题

4 善于与人协商

5 能够管理会议财务事宜

6 熟悉酒店运作

7 能够安排恰倒好处的菜单

8 能够熟练操作电脑

9 能够熟练地与视听服务公司打交道

10 能妥善接待贵宾和外国客人

11 熟知各种礼仪

12 行事果断、执着

会议筹划者的任务：

1 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标

2 制定会议议程

3 了解可供使用的场所和设施情况

4 选择或提议合适的场所

5 检查并比较各项设施

6 安排交通事宜

7 协调会务工作人员的活动

8 招收、培训会务人员和广告人员

9 制定可行预算或按既定预算安排有关工作

10 确定各项工作的时间安排

11 视察选定的场所和设施

12 与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)

13 确定印刷公司

14 安排食品、饮料有关事宜

15 讨价还价

16 同会议发言人和各位贵宾进行联系

3：主要会议类型：

1 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

2 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

3 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

4 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

5 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

6 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

7 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。

4：会议筹划步骤：

目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：

# 培训 # 通知 # 教育 # 探讨问题 # 做决策

# 引入新事物或介绍新人员

# 激励 # 开发 # 展示 # 促进与改善 # 解决问题

# 讨论如何赢利 # 赢利

5：在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：

1 预计召开会议的日期;

2 会议预计召开几天;

3 打算在什麽地方召开会议;

4 会议形式或程序是什麽;

5 需要多大的场地;

6 以前开过这样的会议吗?结果如何;

7 将有多少人到会;

8 会议预算是多少;

9 与会者对费用开支很在意吗?

10 打算选用什麽级别的酒店和设施;

11 打算选用最高级的房间标准是什麽;

12 谁来制作会议邀请函;

13 会议需要向与会者打印相关资料吗?

14 会议的发言人有哪些?

15会议需要什麽样的视听设备;

16 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;

17 与会者可以携带家属吗?

18 打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?

19 有谁来承担这些活动的费用。