贵阳会议公司依照会议规模及大会预算，以上有些项目可调整增减，例如：如果没有很多经费可以不用印制信封信纸;但如果筹备时间很长而经费足够的话，也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知，用以提醒参加人员并加强宣传。

贵阳会议公司在会前的准备工作需要用到很多的印刷品，一来可以统一大会形象，二来可以同时开展做宣传。

贵阳会议公司先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS(含大会logo、字体、色系等)，依照这个大会识别系统(CIS)去延伸设计其他相关印刷品，如此不但所有大会的印刷品有一致的整体感，甚至大会会场布置物，如指示海报、眉目板等也可使用这个CIS，加强与会人员印象。

接着，就可以设计大会信封/信纸，当然现在大多使用电脑发信或e-mail联络相关事宜，但是有些正式函件或报告仍然使用大会信纸，而且寄发会议通知也必须使用信封。最好设计两种尺寸的信封，可分别用来寄信件及会议通知之用。